5 truques para administrar o tempo e ter sucesso

Ao longo de nossa vida e do dia a dia realizamos muitas tarefas e, ao terminarmos de realizá-las, às vezes temos a impressão de que não fizemos o suficiente, ou até de que não fizemos nada, e nos sentimos frustrados.

Qual é a razão de que nos sintamos assim? Simplesmente não administramos corretamente nosso tempo.

Para administrar nosso tempo de forma adequada podemos seguir 5 simples truques que nos ajudarão saber o que fazemos todos os dias e como melhorar em cada atividade cotidiana:

1. Fixar um objetivo

Stephen Covey em seu livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”, indica que devemos começar com uma finalidade em mente. Quer dizer, devemos fixar um objetivo.

Mas esse objetivo deve ter uma série de características:

• Específico, o mais detalhado possível.
• Mensurável. É muito importante poder medir se o alcançamos ou não.
• Realista. Em muitas ocasiões estabelecemos objetivos que não são realistas, por isso deveremos adaptá-los para que seu cumprimento seja possível.
• Prazo determinado. Um objetivo deve ter um prazo para ser cumprido. Dessa forma, mediremos facilmente se o alcançamos ou não.

2. Estabelecer prioridades

Stephen Covey fala de “Primeiramente o primeiro” para se referir à transcendência de diferenciar o importante e o urgente, para poder priorizar tarefas.

Covey cria quatro quadrantes nos quais pode ser classificada qualquer atividade:

• Urgente e importante.
• Não urgente e importante.
• Urgente e não importante.
• Não urgente e não importante.

O urgente é o que requer uma atenção imediata.

O importante é o que contribui para os seus objetivos no médio e no longo prazo, para o seu propósito na vida.

3. Planejar as tarefas

Do ponto de vista profissional, há tarefas que podem ser definidas como de alta rentabilidade (as que nos proporcionam ganhos altos) e outras que são de baixa rentabilidade (as que nos proporcionam ganhos baixos).

Cada tarefa deve ser desenvolvida no momento adequado do dia ou da semana para que seja efetiva. Além disso, devemos ter em conta o tempo não só da tarefa em si, mas também de tudo o que ela inclui (deslocamentos, chamadas, etc.).

Ao realizar o planejamento de tarefas, devemos destinar alguns momentos para imprevistos que possam surgir, de forma que possamos enfrentá-los.

4. Proteger o tempo

Cada minuto que dedicamos a uma tarefa, sobretudo se esta é de alta rentabilidade, deve ser protegido de forma que não haja interrupções.

É muito comum que sejamos interrompidos por telefonemas, emails, mensagens etc., mas devemos nos centrar em proteger determinados momentos do dia para dedicá-los a uma tarefa concreta.

Tim Ferriss, em seu livro “A jornada de trabalho de 4 horas” define a interrupção como algo que o impede de completar uma tarefa e diferencia três tipos de interrupções:

• As que fazem perder o tempo. São aquelas que podem ser ignoradas com poucas, ou nenhuma consequência.
• As que consomem tempo. São as tarefas repetitivas que interrompem o trabalho mais importante.
• As que surgem por não sabermos delegar. São as que se produzem quando outras pessoas precisam de nossa validação para tarefas muito simples que poderiam ser realizadas sozinhas.

Para conseguir proteger nosso tempo é fundamental aprender a dizer NÃO a todas as tarefas que não tenham a ver com nosso projeto ou que não nos contribuam com nada.

Em qualquer caso, é possível dizer “agora não” e deixar essa tarefa para outro momento mais adequado.

Às vezes, as atividades que realizamos tanto em nosso trabalho quanto em nossa vida privada precisam ser realizadas por nós mesmos, mas em outras ocasiões é possível delegá-las para conseguir trabalhar em equipe. Portanto, é fundamental aprender a delegar.

5. Medir resultados

Depois de fixado nosso objetivo e as tarefas que temos que realizar para alcançá-lo, deveremos medir se, no prazo que estabelecemos, alcançamos esse resultado ou não.

No caso de não termos alcançado o resultado, poderemos avaliar se era realista ou não e realizar ajustes para que seja possível.

Administrar corretamente seu tempo é um passo a mais para alcançar o sucesso no seu negócio e na sua vida privada, por isso saber o que fazemos, quando fazemos e como fazemos é fundamental para alcançar nossos sonhos.