Lei de Parkinson: por que acabamos fazendo tudo na última hora?

Cyril Northcote Parkinson foi um historiador inglês que trabalhou durante muitos anos no Serviço Civil Britânico. A experiência que acumulou em seu trabalho lhe permitiu publicar em 1957 um livro cujo título é “A Lei de Parkinson e outras pesquisas de administração”. Neste trabalho ele formulou sua famosa lei, que na verdade não é apenas uma, mas várias.

Parkinson observou com cuidado a forma como o trabalho é desenvolvido nas dependências do Estado. Com base na sua experiência cotidiana, conseguiu descobrir padrões que lhe permitiram definir seus princípios básicos. A Lei de Parkinson pode se resumir a três postulados fundamentais:

• “O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização.”
• “As despesas aumentam até cobrir todos os ganhos.”
• “O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional a sua importância.”

Desde a sua criação, os conhecedores do tema comprovaram diversas vezes a validade da Lei de Parkinson. Ela também tem servido como guia para propor novos métodos de trabalho e de administração do tempo nas áreas da produtividade.

A lei de Parkinson e a administração do tempo

A principal aplicação da lei de Parkinson se dá na administração do tempo. O seu primeiro enunciado aponta: “O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização”. Isto significa que se você tem uma hora para realizar uma tarefa, você irá usar uma hora para fazê-la. Mas se você tiver um mês, demorará um mês.

A verdade é que todos os dias somos testemunhas da vigência desta lei: Por exemplo, quando os estudantes dispõem de dois ou três meses para entregar um trabalho, mas acabam fazendo-o 24 horas antes da data de entrega. Ou quando é preciso finalizar uma tarefa profissional à tarde e você divaga até algumas horas antes do encerramento preestabelecido, e durante esse lapso faz tudo o que não havia feito anteriormente.

Este princípio está relacionado a outro enunciado que Parkinson denominou de “A Lei do Adiamento”. Ela estabelece que quando dispomos de tempo, sempre haverá a tendência de adiar tudo aquilo que precisa ser feito. Mas, por que isto acontece? Simplesmente porque o tempo é um conceito altamente subjetivo. Depende muito mais da nossa percepção interior do que do verdadeiro transcorrer das horas.

Parkinson também notou que quanto mais tempo dedicamos a uma tarefa, mais complexa ela se torna e mais difícil é terminá-la. Se temos a sensação de que há muito tempo pela frente, olhamos mais os detalhes e costumamos ir pelas beiradas, tentando cobrir até os aspectos mínimos da tarefa. No entanto, se dispomos de pouco tempo, “metemos a mão na massa” sem dar tantas voltas no assunto.

Um mal burocrático que todos copiamos

Parkinson também notou que os assuntos menos importantes são os que acabam ocupando a maior parte do tempo. Por isso o seu terceiro grande enunciado “O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional a sua importância.”

Aparentemente, os assuntos relevantes demandam uma atitude séria e exigem enfoques precisos. Por isso precisam ser despachados com mais eficiência. Por outro lado, os assuntos triviais fazem com que todo mundo queira participar e diga qualquer coisa que lhe venha à cabeça. Portanto, lhes dedicamos mais tempo.

Embora a lei de Parkinson tenha sido definida depois de observar a burocracia, a verdade é que ela se aplica a praticamente todas as pessoas. E não apenas implica aspectos relacionados à administração do tempo, mas também se estende a outros âmbitos da vida, como as despesas ou a organização dos espaços físicos.

Parkinson aponta que “As despesas aumentam até cobrir todos os ganhos”. Isto quer dizer que não importa quanto você ganha, você sempre encontrará um jeito de “estar no limite” e inclusive com dívidas. Uma pessoa pode viver com uma certa renda sem nenhum problema. Se sua renda aumenta, isto não significa que ela irá contar com um excedente daqui para a frente, mas que organizará as suas finanças de forma que não sobre nada.

O resultado de todos estes padrões de conduta é uma grande ineficiência. O tempo e o dinheiro nunca são suficientes. Contudo, se analisarmos com atenção, isto se deve à forma equivocada como os administramos. De fato, este artigo que você está lendo foi escrito seguindo a recomendação de Parkinson: dividir o trabalho em subtarefas e definir um tempo limite para completá-las. O resultado: terminei na metade do tempo habitual. Que tal você experimentar também?