Os dez erros na gestão do tempo

A gestão do tempo é um dos grandes cavalos de batalha de muitas pessoas. Em muitas ocasiões, não saber fazer a gestão do tempo disponível de forma adequada gera estresse e insatisfação. No entanto, gerenciando o tempo adequadamente, é possível cumprir com todas as obrigações e incluir outras atividades complementares.

Na hora de organizar o tempo, muitas pessoas cometem uma série de erros comuns, cuja solução ajuda a melhorar a gestão do tempo disponível. Todos somos capazes de lidar com o tempo de forma eficaz, mas para isso é necessário identificar primeiro o que estamos fazendo de errado.

Erro no. 1 – Não manter uma lista de tarefas pendentes

Se alguma vez você já teve a sensação de ter deixado de fazer algo importante, você entende a necessidade de ter uma lista de tarefas pendentes bem feita. É importante que esta lista esteja organizada por prioridades e que mostre também os prazos de cada pendência. Existem muitas ferramentas tecnológicas que nos ajudam a fazer isso.

Erro no. 2 – Não ter metas pessoais

É importante ter uma meta, por mais simples que seja. O estabelecimento de metas pessoais é essencial para o bom gerenciamento do tempo, porque os objetivos oferecem um destino ao qual chegar. Quando sabemos onde queremos ir, podemos administrar as nossas prioridades, o nosso tempo e nossos recursos para chegar ali. As metas também nos ajudam a decidir no que vale a pena empregar o tempo e diferenciar o que é apenas uma distração.

Erro no. 3 – Não estabelecer prioridades

Nem sempre é fácil estabelecer prioridades, principalmente quando nos encontramos com uma grande quantidade de tarefas que parecem urgentes. Contudo, é essencial para aprender a priorizar as tarefas com eficácia para administrar melhor o tempo.

Erro no. 4 – Não saber dominar as distrações

Identificar quais são as ações ou circunstâncias que nos distraem é fundamental para poder dominá-las. O e-mail, o telefone, os aplicativos de mensagens instantâneas, a televisão ou o rádio são algumas das circunstâncias que nos distraem e nos fazem perder a concentração. Com elas, perdemos uma grande quantidade de tempo.

Para administrar o tempo de forma eficaz é necessário minimizar as distrações e administrar as interrupções de forma eficaz. Por exemplo, delimitar um tempo diário para a leitura e respostas de e-mails, desligando os chats e mensagens dinâmicas, e inclusive desligando o celular ou rejeitando as chamadas quando não for uma questão inadiável. Administrar as interrupções melhora a concentração e, portanto a produtividade.

Erro no. 5 – Atraso ou procrastinação

O atraso ou procrastinação acontecem quando as tarefas que devem ser feitas são adiadas e se fazem outras pensando que se está fazendo algo útil quando na verdade não é assim. Muitas vezes o problema é que existe receio de começar a tarefa, e a pessoa dá voltas sem fazer realmente nada. acabando por perder muito tempo.

Erro no. 6 – Querer fazer coisas demais

Quando você não sabe dizer que “não”, o número de tarefas e de compromissos só faz crescer. Isto pode levar a obtenção de maus resultados, a padecer de estresse e ter uma baixa moral. É fundamental que cada pessoa seja dona do seu próprio tempo e que aprenda a dizer “não” ou, pelo menos, a dizer quando.

Erro no. 7 – Necessidade de estar sempre ocupado

Algumas pessoas precisam estar sempre ocupadas e com muito agito ao seu redor, mas isso não é sinônimo de eficácia e provoca um grande estresse. É preciso reduzir a velocidade do dia a dia.

Erro no. 8 – Multitarefa

Esta palavra que está tão na moda é o símbolo do dia a dia de muita gente: escrever um e-mail enquanto fala por telefone, preparar a comida enquanto responde uma mensagem ou comer enquanto lê algo urgente em um dispositivo móvel são alguns exemplos. Mas ainda que você pense que assim você aproveita melhor o tempo, a verdade é que a sua produtividade e a eficiência caem. Em muitos casos, o tempo de execução das tarefas aumenta porque você não está dedicando 100% dos recursos a cada uma delas. Além disso, em muitos casos, acabamos cometendo erros por falta de atenção e perdemos ainda mais tempo.

Portanto, o melhor é esquecer de ser multitarefa e se concentrar nas tarefas uma a uma.

Erro no. 9 – Não descansar

É impossível se concentrar e ser produtivo no trabalho ou no estudo sem se permitir um tempo para descansar e recarregar as energias. O descanso permite pensar de forma criativa e trabalhar com eficiência.

Erro no. 10 – Programar as tarefas de forma ineficaz

É preciso se conhecer para saber quais são os momentos de maior rendimento e aceitar o próprio ritmo para organizar as tarefas.

“Você ama a vida? Então se você ama a vida não desperdice o tempo, porque o tempo é o bem do qual a vida é feita.“

Benjamin Franklin