Os 4 quadrantes de Stephen Covey para gerenciar o tempo
Gerenciar o tempo não é fazer uma lista de atividades e, em seguida, eliminá-las à medida que são concluídas. Significa saber planejar, priorizar, desfrutar e, é claro, descartar. Existe um método que nos ajuda a gerenciar o tempo para cumprirmos todas as tarefas, e também nos ensina a identificar no que devemos utilizar o nosso tempo: são os 4 quadrantes de Stephen Covey.
O próprio Covey destaca que o gerenciamento do tempo não se limita a simplesmente organizar tarefas. Garante que é uma verdadeira filosofia de vida porque o nosso bem-estar também depende de como administramos o tempo.
“Nunca há tempo suficiente para fazer tudo, mas sempre há tempo suficiente para fazer o que é mais importante”.
– Brian Tracy –
Os quadrantes de Stephen Covey são simplesmente uma matriz, um modelo composto de quatro seções. Cada uma delas representa uma determinada categoria de prioridade nas tarefas. Ao mesmo tempo, cada quadrante inclui um conjunto de atividades que devem ser gerenciadas de maneira diferente.
O primeiro quadrante de Stephen Covey
Imagine uma cruz. Quando você a desenha, aparecem quatro espaços vazios. Cada um deles é um dos quadrantes de Stephen Covey. Acima, à esquerda, está localizado o primeiro quadrante. Corresponde a tudo que atende a duas características: urgente e importante.
Neste espaço estão localizadas todas aquelas tarefas que não podem e não devem ser adiadas, sob quaisquer circunstâncias. É realmente prioridade, é tudo aquilo que tem maior relevância do que o restante. É necessário que seja feito imediatamente, deixando de lado qualquer outra atividade, até que seja resolvido.
Neste quadrante estão situações como, por exemplo, uma falha na eletricidade da casa. Muitas coisas dependem disso, por isso não pode ser adiada. Situações como uma doença, um acidente doméstico, etc., também se encaixam nesse espaço.
O segundo quadrante: o que não é urgente, mas é importante
O segundo quadrante de Stephen Covey corresponde a tudo o que não precisa ser atendido imediatamente, mas tem grande importância. Em outras palavras, o que é importante, não urgente. São atividades que não são decisivas a curto prazo, mas a médio e longo prazo.
Neste quadrante estão todas aquelas tarefas que não são casos de vida ou morte, mas são determinantes para a qualidade de vida ou bem-estar. A primeira delas é a saúde. Tudo depende da saúde e é importante cuidar dela. Os efeitos de não cuidar da saúde aparecem com o passar do tempo e podem ser devastadores.
Neste espaço também estão outras tarefas como preparar os exames finais de uma classe ou manter um bom relacionamento de casal. Podemos incluir outros aspectos como capacitação ou atualização de conhecimentos, etc.
O terceiro quadrante: o que é urgente, mas não é importante
Este é um dos quadrantes mais enganadores de Stephen Covey. Às vezes não é fácil determinar quais são essas atividades e/ou tarefas. Isso ocorre porque o caráter de urgência chama a atenção. No entanto, no fundo, não é algo relevante.
Neste quadrante podemos localizar todas aquelas atividades supérfluas que são realizadas por hábito ou acaso. Por exemplo, encontrar alguém e conversar por algum tempo, sem saber exatamente o motivo; se envolver em uma discussão pelas redes sociais sobre algum aspecto sem importância.
O quarto quadrante: o que não é urgente e nem importante
No quarto quadrante de Stephen Covey podemos colocar tudo o que é inútil. Nem é de natureza urgente, nem tem maior relevância. Mesmo assim, são atividades que absorvem parte do nosso tempo.
Neste quadrante colocamos as tarefas completamente irrelevantes, como olhar o e-mail a cada cinco minutos, seguir uma conversa nas redes sociais onde não há coisas importantes para dizer, assistir TV, conversar, etc.
Como gerenciar o tempo da melhor forma
A maioria das pessoas que desenham a matriz dos quadrantes de Stephen Covey e tentam aplicá-la descobrem que os primeiros quadrantes que são preenchidos são o 1 e o 3. Ou seja, os quadrantes do urgente importante e o urgente não importante.
Covey diz que isso acontece porque as pessoas tendem a pensar que tudo é urgente. Esse sentimento de urgência é precisamente o que está na base do estresse. Assim, aprender a gerenciar esses dois espaços pode nos ajudar a melhorar a gestão do nosso tempo.
O autor deste modelo recomenda que nos concentremos especialmente no quadrante 2. Ele diz que é ali que estão o bem-estar e a felicidade. Se pudermos identificar claramente o que colocar neste espaço e focarmos a sua realização, o modelo do quadrante de Stephen Covey terá cumprido o seu propósito.
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