7 formas de incentivar a pontualidade na sua empresa

Funcionários não pontuais são um problema para qualquer organização: eles atrasam os processos e passam uma imagem de irresponsabilidade. As chaves descritas no artigo a seguir ajudam a mudar essa dinâmica.

Escrito e verificado por a psicóloga Valeria Sabater.

Última atualização: 22 junho, 2023

Incentivar a pontualidade na sua empresa é uma forma de implementar o comprometimento com a organização e otimizar o desempenho. Afinal, ver funcionários chegando atrasados ao trabalho ou entregando suas tarefas com atraso é uma dinâmica preocupante. Embora existam várias razões por trás desses comportamentos, é possível criar estratégias para reduzi-los.

Incentivos, estabelecer uma boa comunicação ou elevar as expectativas e a motivação do trabalhador, são exemplos básicos a esse respeito. Assim, e como se costuma dizer, “a pontualidade é a alma do negócio” e existem sempre mecanismos para promover este louvável princípio.

Tipos de atraso

A pontualidade é um elemento essencial para construir a confiança entre os grupos sociais. Por sua vez, a impontualidade  não é apenas o comportamento clássico de chegar tarde; ela também se manifesta quando se entregam trabalhos ou se resolvem questões após os prazos estabelecidos.

Por outro lado, embora costumemos definir a pontualidade como uma virtude, na verdade é uma competência psicossocial que transmite respeito e harmonia. Como já sabemos, a impontualidade, em todas as suas formas, tem um custo multidimensional em qualquer empresa: sobrecarga de trabalho e afeta a coesão da equipe.

Além disso, um artigo publicado na revista Revue Canadienne Des Sciences de l’Administration observa uma correlação não menos significativa. Os atrasos estão muitas vezes ligados ao absentismo ao trabalho. Estamos diante de um fator que é preciso entender para prevenir e enfrentar. Para isso, é pertinente conhecer os seguintes tipos de impontualidade:

• Impontualidade persistente (e injustificado).
• Impontualidade ocasional, cuja conduta é justificada.
• Impontualidade otimista, aqueles que acham que sempre tem muito tempo.
• Impontualidade narcísica, em tal perfil de personalidade esse comportamento é evidente.
• Fóbico social, aquele que leva a comportamentos não pontuais porque evita a interação social.
• Impontualidade despreocupada, quando a falta de compromisso leva a atrasos constantes.
• Impontuais esquecedores, aqueles que se confundem com qualquer coisa e nunca chegam na hora.
• Impontualidade procrastinadora, pessoas que deixam todas as tarefas para o final.
• Impontualidade desmotivada, caso em que a falta de interesse é combinada com estado de espírito baixo ou deprimido.

Razões por trás da impontualidade no trabalho

Em muitos casos, o atraso não se deve exclusivamente a negligência ou falta de responsabilidade. Uma das causas que deve ser considerada é a própria personalidade do indivíduo.

O Journal of Research in Personality publicou um artigo que parte da teoria dos cinco grandes para responder a essa pergunta. Isto permite-nos saber, por exemplo, que os indivíduos mais escrupulosos tendem a ser os mais pontuais e os que mais cuidam deste elemento comportamental. Porém, às vezes, eles começam a chegar atrasados. Em geral, as causas seriam as seguintes:

• Doença.
• Trabalho rotineiro.
• Problemas familiares e pessoais.
• Personalidade imatura e irresponsável.
• Falta de regras claras na organização.
• Alto nível de estresse e desconforto psicológico.
• Problemas com outros colegas de trabalho.
• Falta de comprometimento e interesse com a empresa.
• Más condições de trabalho e desmotivação.
• Falta de preocupação com o efeito de estar atrasado para o trabalho.

Estratégias para incutir pontualidade na sua empresa

Chegar pontualmente e entregar as tarefas nos prazos acordados confere ao colaborador uma imagem de confiança e compromisso, tanto perante a empresa como perante os seus colegas. Lembre-se que uma organização é como o maquinário de um relógio: todas as peças devem estar perfeitamente organizadas para atingir objetivos, sucesso e excelência.

Agora, como líder em um ambiente de trabalho, o que você deve fazer para estimular a pontualidade? A seguir, descrevemos as estratégias decisivas.

1. Comunicação eficaz, liderança e políticas claras

Como bom líder, você deve dominar a comunicação eficaz com suas equipes de trabalho. Só assim você conseguirá conscientizar sua empresa sobre o valor da pontualidade.

Management Communication Quarterly explicou como a liderança transformacional consegue ter um maior impacto com seus colaboradores, graças a diálogos efetivos. Para isso, as técnicas que listamos a seguir são fundamentais.

• Seja claro, assertivo, ouça opiniões e se atente para possíveis reações.
• Envie aos funcionários um resumo claro das políticas internas.
• Faça pequenas avaliações do tipo teste, para garantir que esses pontos estejam claros.
• Realize reuniões presenciais com as várias equipes de trabalho, para lhes falar das políticas da empresa. Enfatize como princípio básico a pontualidade na chegada e no cumprimento/entrega de tarefas.

2. Motive e envolva seus colaboradores nas metas

Um funcionário desmotivado e sem compromisso com a empresa é um trabalhador ineficaz. A responsabilidade para que isso aconteça nem sempre é do próprio trabalhador, mas também do dirigente. Portanto, se você deseja promover a pontualidade em sua empresa, tenha em mente esta série de pontos:

• Permita que os trabalhadores tenham iniciativa para atingir objetivos. As tarefas diárias não devem ser baseadas apenas em “obedecer”.
• Incentive, delegue responsabilidades aos seus colaboradores para que, assim, eles se sintam envolvidos no trabalho diário e cheguem no horário.
• Motive as equipes, forneça motivos para se comprometerem e se destacarem. Informe aos membros até onde podem chegar como organização se as metas forem atingidas e eles forem pontuais.

3. Forneça flexibilidade sempre que possível

Dentro das políticas da empresa é sempre conveniente incluir alguma flexibilidade nos horários de entrada e saída. Se for viável e as condições forem adequadas, todos os ambientes de trabalho podem se beneficiar com o estabelecimento de horários de trabalho diferenciados. Isso facilitará a organização dos funcionários.

Porém, mais uma vez, a pontualidade será fundamental, apesar de existirem diferentes segmentos. Da mesma forma, no que diz respeito à entrega de trabalhos e tarefas, é sempre oportuno estabelecer prazos razoáveis.

4. Implementar um sistema de registro de presença

Na hora de promover a pontualidade, softwares, aplicativos ou máquinas serão de grande ajuda, para que haja um acompanhamento na chegada de seus funcionários. É um sistema que tem um grande impacto psicológico e que costuma condicionar a pontualidade.

5. Para estimular a pontualidade em sua empresa, ofereça incentivos

Se você já se perguntou se reforços, prêmios e reconhecimentos no trabalho são positivos, a resposta é sim. Uma pesquisa divulgada pela Frontiers in Public Health destaca o valor dos incentivos. Se você der o passo nessa estratégia, lembre-se que pontualidade integra tanto chegar no horário quanto entregar tarefas e projetos no horário combinado.

6. Avalie e dê feedback

Como líder de uma organização que deseja ser eficaz e produtiva, é necessário que você estabeleça mecanismos de avaliação do trabalho dos colaboradores. Nesse processo, você deve detectar a quantidade de vezes que a pessoa se atrasa na chegada ou na entrega de suas tarefas. Uma vez que os dados são conhecidos, é hora de oferecer feedback. Este processo envolve o seguinte:

• Conhecer as causas dos atrasos.
• Abordar essas questões de forma proativa.
• Relatar a necessidade de seguir as políticas da empresa.
• Trabalhar com esses funcionários para encontrar soluções eficazes.

7. Seja o melhor exemplo

De nada adianta exigir algo de uma equipe de trabalho, se o líder não dá o exemplo e não é capaz de inspirar os demais. Portanto, se você deseja promover a pontualidade em sua empresa, seja o primeiro a chegar, seja o mais eficaz no cumprimento de suas tarefas e seja essa figura de referência e modelo para os outros.

O que acontece se essas chaves não funcionarem para promover a pontualidade em sua empresa?

As estratégias detalhadas aqui são elementos centrais que irão agilizar e implementar esse comportamento em sua organização. São fáceis de aplicar e exigem o comprometimento de todos os departamentos. Mas pode ser que tais estratégias não sejam eficazes. O que fazer então?

Os funcionários precisam comunicar o motivo dessa prática e concordar com as mudanças e com um compromisso por escrito de aprimoramento. Se o atraso se tornar crônico, é hora de fazer uma reunião com todos. E se alguns funcionários continuarem com esse comportamento, uma decisão deve ser tomada. A falta de pontualidade é um germe que atrapalha e prejudica o fluxo diário de trabalho.

Para concluir, como disse Thomas Chandler Haliburton: “A pontualidade é a alma do negócio . ” Promova-a, cuide-a e incentive-a sendo o melhor exemplo. Você irá longe se aplicar este conjunto de recomendações.