Como gerenciar o tempo para ser mais eficiente no trabalho 

Revisado e aprovado por o psicólogo Sergio De Dios González.

Escrito por Eva Maria Rodríguez

Última atualização: 28 dezembro, 2022

Muitos de nós não sabemos como gerenciar o tempo, e, ironicamente, não temos tempo para abordar esta questão da forma como ela merece. No entanto, dedicar-se a analisar como “gastamos” nosso tempo e a pensar em como podemos ser mais eficientes é algo que vale a pena fazer.

Afinal, no fim das contas, o tempo passa. E quanto mais tempo passamos sem abordar o problema, mais tempo perdemos, mais energia desperdiçamos e mais oportunidades deixamos passar.

Por essa razão, é essencial analisar nossa forma de gerenciar o tempo para implementar as mudanças necessárias. 

Como gerenciar o tempo e ser mais eficiente

A gestão de tempo é um assunto muito complexo que envolve desde aumentar a produtividade até o equilíbrio da vida profissional e familiar, evitar o esgotamento, criar bons hábitos ou estabelecer objetivos a longo prazo, entre outros assunto.

Planejar e priorizar são as bases para tomar o controle do nosso tempo e da nossa vida, independentemente da nossa ocupação. O autor Jory MacKay propõe 21 estratégias para gerenciar o tempo de forma eficaz.

Compreenda para onde o seu tempo vai

Os primeiros conselhos e estratégias são:

1. Compreenda o porquê da administração de tempo ser importante. O gerenciamento de tempo não trata de sufocar o medo de perder tempo. Trata-se de compreender os benefícios de grande alcance ao usar nosso tempo sabiamente.
2. Seja realista sobre quanto trabalho você realmente consegue fazer em um dia. Podemos pensar no tempo como um recurso do qual precisamos mais. No entanto, mais tempo não significa mais tempo produtivo. A forma mais simples de administração de tempo é programar quando e no que você vai trabalhar.

1. Descubra onde você está perdendo tempo. Quanto mais você entender como o seu dia acontece, mais impactantes serão seus esforços de gestão de tempo.
2. Estabeleça metas diárias e alertas de como você está empregando seu tempo. Uma vez que você tenha uma visão geral de como está empregando seu tempo, poderá começar a fazer mudanças diariamente.
3. Crie uma rotina matinal que o motive. Uma boa rotina matinal pode prepará-lo para um dia de trabalho produtivo e significativo, já que lhe dá a oportunidade de começar com um impulso positivo que será aproveitado durante o resto do dia.
4. Renuncie à multitarefa. Estudos demonstraram que é impossível para os humanos se concentrar em mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Quando você perceber que está perdendo o foco, pare e escreva o que você está pensando antes de voltar à tarefa que estava realizando.

Priorize o trabalho significativo e delegue o resto

Uma vez que sabemos para onde o nosso tempo vai, é preciso decidir no que deveríamos (e não deveríamos) dedicar nosso tempo, explica MacKay. Para isso:

1. Separe o urgente do trabalho importante. Distinguir o que é urgente do que não é, e o que é importante do que não é, ajuda a priorizar seu tempo e a traçar um calendário que permita fazer mais do trabalho importante e menos do que não é importante.
2. Priorize sem piedade. Escolha os objetivos e concentre-se neles.
3. Use a regra dos 30x para delegar mais tarefas. Mackay propõe seguir a regra proposta por Rory Vaden, que diz que deveríamos nos dar 30 vezes o tempo que levamos para completar uma tarefa para treinar outra pessoa para fazê-la. Tomar o tempo necessário para delegar e treinar a outra pessoa rende aproximadamente 1100 minutos por ano.
4. Recupere o “não” em seu vocabulário. De acordo com o artigo redigido pela Universidade de Chicago e publicado no Journal of Consumer Research, dizer “não faço” algo, em vez de “não posso”, permitia que os participantes se afastassem de compromissos indesejados muito mais facilmente.

Estabeleça um horário diário eficiente

Uma vez feito o anterior, chegou a hora de planejar um horário para administrar o tempo de forma efetiva. 

1. Estabeleça os horários, não os prazos. Mackay se refere aqui ao conselho de James Clear. Em vez de dar a si mesmo um prazo para alcançar um objetivo em particular (e então se sentir um fracasso caso não o alcance), escolha um objetivo que seja importante e, então, estabeleça um cronograma para trabalhar em consequência disso.
2. Programe-se com o tempo, não com as tarefas. Pegue tarefas grandes e divida-as em sessões cronometradas. Ao organizar o dia programado no tempo em vez de tarefas, deixamos de lidar com o nosso cronograma baseado em uma data desconhecida (tarefa) para lidar com uma hora conhecida.

1. Programe tempos para interrupções e descansos. Precisamos de tempo para descansar e para aceitar que haverá interrupções. Não contar com isso é caótico. As interrupções chegam aos nossos corpos dizendo que temos que parar para descansar. Se não tivermos contado com isso, quando acontecer, de repente nosso programa perfeitamente formulado vai desmoronar.
2. Separe o tempo Maker do tempo Manager. É muito fácil se encher de tarefas administrativas e não deixar tempo suficiente para um trabalho significativo. Uma coisa é fazer e outra é gerenciar.
3. Atividades por lotes durante toda a semana. Agrupe atividades similares e aproveite o impulso que você tem quando começar. Aplique a primeira lei do movimento de Newton à produtividade: “Um objeto em movimento se mantém em movimento”.

Use o local a seu favor para gerenciar o tempo

Seu calendário ou cronograma não são as únicas ferramentas de administração de tempo que você tem. Mackay propõe algumas dicas do que você pode fazer no local de trabalho para influenciar a forma como você trabalha.

1. Teste o método Pipoca em seu local de trabalho para desbloquear seu tempo. Mudar o local de trabalho durante o dia pode ser uma excelente forma de manter a motivação e a produtividade. Esta técnica de Joel Runyon funciona assim:

• Escreva todas as tarefas que você deve fazer hoje.
• Divida esta lista em 3 seções iguais ou em 3 grupos (lotes, vistos no conselho 15).
• Escolha 3 locais diferentes para cada lote de trabalho.

1. Trabalhe com o ciclo de energia natural de seu corpo. Trabalhe fazendo o que melhor funciona para você, de forma que você não pense apenas em administrar seu tempo, mas também sua energia.

Proteja seu tempo

Sempre existirão coisas para fazer que vão acabar ocupando seu tempo. Por isso, você precisa protegê-lo para evitar usá-lo de forma incorreta. Mackay propõe estes conselhos para conseguir fazer isso:

1. Use a preguiça estratégica para trabalhar nas coisas corretas. O conceito de “preguiça estratégica” se refere a priorizar o trabalho e as tarefas que são importantes e se permitir ser preguiçoso com as que não importam.

1. Automatize o tempo focado não negociável durante todo o dia. É importante se assegurar de que suas seções de trabalho focadas se desenvolvam sem problemas. Para isso, é importante se proteger das distrações. Existem ferramentas que ajudam a comunicar aos demais que você não está disponível de forma automática. Você também pode buscar formas de avisar aos demais que você está em um momento de trabalho no qual não pode ser incomodado.
2. Use o método Ivy Lee para terminar o dia de forma adequada. Ivy Lee implantou esta rotina diária simples de cinco passos para alcançar uma máxima produtividade:

• Ao fim de cada dia, escreva as seis coisas mais importantes que você precisa alcançar amanhã. Não escreva mais de seis tarefas.
• Dê prioridade a estes seis elementos em ordem de importância.
• No dia seguinte, concentre-se somente na primeira tarefa. Trabalhe até que você termine a primeira tarefa antes de passar para a segunda tarefa.
• Continue o resto da lista da mesma forma. Ao fim do dia, mova os elementos sem terminar para uma nova lista de seis tarefas para o dia seguinte.
• Repita este processo em todos os dias úteis.

1. Não se esqueça dos benefícios do tempo livre. Gerenciar o tempo não implica somente trabalhar. Para encontrar um equilíbrio na vida profissional que nos mantenha saudáveis e felizes, devemos nos assegurar de deixar um tempo reservado para o descanso, para o relaxamento e para a socialização.

Gerenciar o tempo e ser mais produtivos é um objetivo ao alcance de todos. No entanto, devemos ter consciência de que é preciso parar para pensar no que fazemos, em como fazemos e no que queremos conseguir de verdade. Fazer não significa necessariamente trabalhar, nem muito menos terminar.

Dedique o tempo que você precisar para analisar sua rotina e replanejar suas tarefas. Com estas dicas para gerenciar o tempo, será muito mais fácil enfrentar seu trabalho ou seus estudos e conseguir melhores resultados.