Você sabe gerenciar o tempo no trabalho?

Passar mais tempo no local de trabalho não significa trabalhar mais ou melhor. O prolongamento da jornada de trabalho é fonte de estresse e ansiedade. O ambiente de trabalho torna-se instável e a organização do trabalho não é bem pensada e definida.

Revisado e aprovado por a psicóloga Gema Sánchez Cuevas.

Escrito por Sonia Budner

Última atualização: 05 janeiro, 2023

Gerenciar o tempo no trabalho não tem apenas um impacto na produtividade, mas também no bem-estar físico e mental. Em suma, é um fator que influencia de forma decisiva o nosso estado de saúde.

Quando o tempo de trabalho não rende, a consequência direta é que gastamos mais horas nisso. O acúmulo de pendências, o tempo que roubamos do planejamento e da tomada de decisões corretas acaba prejudicando a nossa saúde.

Existem algumas técnicas e estratégias simples que podem nos ajudar. Agora, como em qualquer processo, este requer prática e esforço, principalmente no início. A boa notícia é que, se as aplicarmos, será mais uma daquelas rotinas que vamos acabar cumprindo com o tempo e sem perceber.

Pergunte-se quais são os seus objetivos

É importante se perguntar sobre os objetivos finais do trabalho. No fim das contas, trabalhamos por dinheiro, mas existem alguns fatores que devem ser considerados dentro da própria dinâmica do trabalho que nos dão pistas de como pretendemos obter nossos rendimentos imediatos e futuros.

Existem trabalhos em que o único fator importante é dinheiro, produtividade ou a quantidade do que é feito. E há situações em que, além disso, outros objetivos são buscados, como o desempenho; ou seja, além da quantidade, a qualidade.

Esses fatores, produtividade, desempenho e percepção, são a base da arte de saber gerenciar o tempo no trabalho. A partir daí, desenvolveremos um sistema que nos permite trabalhar com menos estresse, mais controle sobre o que fazemos, maior motivação e, como consequência, um sentimento de maior satisfação e energia.

Organize suas metas para gerenciar o tempo no trabalho

Outra estratégia importante é fazer uma avaliação das metas e objetivos a serem alcançados a médio e longo prazo. A organização do trabalho diário deve ser consequência do estudo de metas. A partir delas, planejaremos as ações e atividades necessárias para podermos realizá-las no prazo.

Não custa organizar os objetivos com base em um mês – pelo menos – para depois organizar as metas da semana e, com elas, o trabalho diário. No entanto, não podemos esquecer que os objetivos podem mudar com frequência, por isso é aconselhável revisá-los.

Num planejamento de médio prazo, mensal, por exemplo, é conveniente contemplar um horário para ações imprevistas ou urgentes que possam surgir e planejar as atividades laborais única e exclusivamente durante as horas dedicadas ao trabalho.

Programação de atividades diárias

Para organizar o trabalho diário, é muito eficaz fazer uma lista de coisas a fazer ou que gostaríamos de fazer. Elas podem ser divididas em três grupos e classificadas em ordem de prioridade.

• Grupo A. Coisas a fazer imediatamente e sem demora.
• Grupo B. São importantes, mas podem esperar outro dia.
• Grupo C. Importantes, mas podem demorar um pouco mais.

Depois disso, serão marcadas na agenda as coisas que precisam ser feitas em um determinado horário, como uma reunião planejada, pegar as crianças na escola ou ir para a aula. Feito isso, as atividades que compõem o grupo A serão adicionadas nas primeiras horas livres.

A seguir, as do grupo B, e nos espaços livres restantes as do grupo C. Se não houver tempo suficiente no dia para todos, ficam sem adicionar as atividades do grupo B e C, as quais são colocadas no dia seguinte, alterando o grau de prioridade, se necessário.

Se o nível de prioridade for o mesmo, todas as atividades serão organizadas por grau de dificuldade. Será dada prioridade às mais complexas, que serão realizadas nas primeiras horas do dia, e as tarefas mais agradáveis ​​ou fáceis ficarão para o final do dia, momento em que não temos mais a mesma energia.

Mais dicas para gerenciar o tempo no trabalho

É importante organizarmos as nossas atividades diárias contando com algum tempo livre entre as atividades. Não é aconselhável programar o dia além do horário normal do expediente. É necessário ter tempo para fazer outras coisas que não são do trabalho, como ir ao banco ou fazer compras. Além disso, essas atividades devem ser combinadas com as atividades pessoais que ajudem a se desconectar do trabalho.

Também é essencial aprender a dizer ‘não’ com firmeza quando uma tarefa inesperada é solicitada a nós. Agora, cuidado com o perfeccionismo perigoso! Às vezes, algo não pode ser concluído porque pensamos que não está perfeito e, na maioria dos casos, é simplesmente a insegurança que nos obriga a atrasar uma tarefa.