O que está por trás da necessidade urgente de responder a um e-mail de trabalho?

Responder um e-mail sem demorar um segundo não é um ato inofensivo: esconde processos psicológicos relacionados ao estresse e à ansiedade que devem ser controlados.

Escrito e verificado por a psicóloga Sara González Juárez.

Última atualização: 26 fevereiro, 2023

Você está de folga ou de férias, mas as notificações do telefone estão ativas. Você vê que chegou um e-mail, abre e sente a necessidade urgente de responder a um e-mail de trabalho. Mesmo que não corresponda a você e embora você saiba que eles sabem que não corresponde a você. Por que fazer isso então?

Certamente você pode pensar em muitas respostas corretas. No entanto, é importante analisar o contexto e a substância dessa urgência de resposta, pois as implicações tendem a se estender para além do campo individual. Na verdade, a sociedade e a tecnologia têm muito a dizer sobre isso.

Por isso, e para evitar a deterioração da saúde mental causada por essa falta de desligamento do trabalho, veremos quais fatores estão incluídos e como superar essa urgência.

O medo da demissão ou das consequências negativas geralmente está por trás da preocupação urgente de responder a um e-mail.

A necessidade urgente de responder a um e-mail de trabalho

Infelizmente, muitas pessoas se enquadram em ambientes de trabalho onde a produtividade significa fazer horas extras, pular pausas e comer na frente do computador. São necessários imediatismo, comprometimento e, em muitas ocasiões, medo.

O estresse e a ansiedade causados por esses contextos levam, muitas vezes, a responder um e-mail de trabalho com urgência, mesmo quando você não está com pressa ou está de folga. Vamos analisar isso em profundidade.

O viés de urgência do e-mail

Um estudo realizado em 2021 revelou que tendemos a superestimar a urgência com que a pessoa que nos escreve deseja uma resposta. Ou seja, quando um trabalhador recebe um e-mail de trabalho, ele tem a percepção de que uma resposta é necessária urgência.

Por trás desse viés, que os pesquisadores chamaram de “viés de urgência por responder o e-mail”, está o aumento da produtividade igualando-se a estar sempre conectado, mesmo fora do horário de trabalho. Além disso, eles também encontraram uma correlação entre esse viés, altos níveis de estresse e redução do bem-estar psicológico geral.

Os dias sem fim

Sabemos que precisamos desconectar ao sair do trabalho. Porém, se se insiste nisso, é porque exige um esforço consciente de muitas pessoas submetidas a culturas de trabalho que incentivam horas intermináveis. O contínuo estado de alerta antes das notificações de trabalho é uma das consequências disso.

A pressão costuma vir de cargos com maior responsabilidade que a do funcionário, geralmente de chefes e managers de equipe. Embora não haja pressão direta por parte deles, vê-los conectados 24 horas por dia, mesmo nas férias e folgas, ainda é um potencial elemento de pressão sobre os trabalhadores.

O senso de responsabilidade

Há também a ansiedade de responder a um e-mail de trabalho sem pressão direta dos superiores; pode haver interesse genuíno em fazer as coisas e um senso de responsabilidade para com os colegas. Portanto, quando você está de folga e um colega precisa de ajuda, quanto custa responder o e-mail?

Esta, embora nasça da empatia e da camaradagem, continua a ter impacto no bem-estar da pessoa. Em vez de ter medo de ser demitido ou assediado pela empresa, você teme que os colegas de trabalho sofram consequências negativas por recusarem uma resposta simples que nem exige ligar um computador.

Teletrabalho improvisado

A pandemia de COVID-19 promoveu o teletrabalho; obrigou as empresas a se adaptarem rapidamente, com os consequentes prejuízos. Isso incentivou as empresas a aplicar os mesmos critérios de um escritório físico ao computador de uma casa em quarentena, dando origem a uma infinidade de complicações. Essas complicações, por sua vez, afetaram a saúde mental dos trabalhadores.

Em uma pesquisa realizada pela OMS por meio da Universidade Carlos III, constatou-se que 32% dos participantes relataram uma deterioração significativa em sua saúde mental desde o início da pandemia. Dessa forma, concebeu-se que estar ligado ao trabalho poderia ser exigido de forma mais leve, já que o empregado não sai de casa e “faz-se menos trabalho”.

Como vencer aquela vontade de responder um e-mail de trabalho?

Como você deve ter percebido, às vezes deixar um e-mail de trabalho sem resposta requer um exercício de autocuidado que vai além da mera resistência em responder. Portanto, aqui estão algumas dicas para equilibrar suas emoções e suas ações:

• Lembre-se que a empresa tem a obrigação de respeitar suas pausas: a Lei de Proteção de Dados e Garantia de Direitos Digitais estabelece que as organizações devem impor limites ao uso das tecnologias de comunicação para garantir o direito ao descanso de seus trabalhadores. Ou seja, eles não devem entrar em contato com você quando você não estiver trabalhando.
• Separe os seus dispositivos do trabalho da sua vida cotidiana: se tiver possibilidade, utilize um computador, telefone ou outro dispositivo que não seja o seu pessoal. Desta forma, quando chegarem os seus períodos de descanso, poderá cortar eficazmente a comunicação com a empresa.
• Controle o uso das mídias digitais: a ativação dos circuitos de recompensa fornecidos por dispositivos como celulares ou tablets faz com que, em maior ou menor grau, sua atenção seja constantemente desviada para aquelas notificações que soam sem parar. Portanto, reduzir o uso de tecnologia ajudará você a se sentir menos urgência ao receber um e-mail de trabalho.
• Visite um psicólogo: se você sente urgência em responder a um e-mail de trabalho, é muito possível que você também sofra de estresse, ansiedade, síndrome de burnout ou outras doenças típicas do excesso de trabalho. Um profissional de psicologia fornecerá os recursos necessários para superá-lo e o ajudará a reestruturar seus pensamentos sobre essas práticas.

Empatia digital nas empresas

E por fim, se você é responsável por uma equipe de trabalho, fica aqui um apelo à empatia digital: não se esqueça que existem milhares de formas de contribuir para um ambiente de trabalho saudável. Você pode agendar o envio de e-mails, indicar que a resposta não é urgente e muito mais. E acima de tudo, lembre-se de que ninguém funciona 100% se nunca se desconectar.