Você comete algum desses erros ao gerenciar suas tarefas no trabalho?

Como você gerencia suas tarefas no trabalho? Você está confortável com o seu sistema de organização? Neste artigo vamos falar sobre os erros mais comuns que cometemos.
Você comete algum desses erros ao gerenciar suas tarefas no trabalho?

Última atualização: 21 julho, 2022

Gerenciar tarefas de trabalho é um grande desafio. Nem todas as pessoas se sentem igualmente à vontade com um certo tipo de sistema organizacional. No entanto, por mais desconfortável ou pouco produtivo que seja para nós, não costumamos perder tempo definindo protocolos que melhorem nossa produtividade.

Ao projetar e implementar um método para gerenciar tarefas de trabalho, grandes benefícios são alcançados. O mais importante deles é economizar tempo. Além disso,  ele evita deixar certas atividades para a última hora, ganhando eficiência.

Neste ponto, sabemos que existem certos erros que muitos de nós cometemos e, além disso, muitas vezes sofremos as penalidades resultantes. Elas são perceptíveis no desperdício de tempo e muitas vezes no acúmulo de trabalho. Vejamos cinco desses erros comuns.

Não importa quão alta seja uma montanha, sempre há um caminho para o topo.”

-Anônimo-

1. Anote as tarefas pendentes em lugares diferentes

É importante que o sistema de gerenciamento de tarefas de trabalho seja confiável. Um dos fatores que mais afeta essa confiabilidade é manter um registro único das atividades pendentes, pois esta é a ferramenta que deve ser consultada quando se está trabalhando.

É relativamente comum que as pessoas escrevam suas tarefas planejadas em um só lugar. Porém, ao longo do dia, semana ou mês surgem outras atividades que não foram planejadas e muitos acabam anotando-as no caderno ou na papel que têm à mão. Isso é um erro, pois dispersa as informações e não permite um acompanhamento correto das tarefas pendentes. Tudo deve sempre ser escrito em um só lugar.

Mulher com muitos papéis na mesa
Reunir todas as suas tarefas em uma única lista melhora o desempenho e a produtividade.

2. Acúmulo excessivo de tarefas pendentes

Cada atividade que temos que enfrentar tem uma prioridade, ou pelo menos deveria ter. No entanto, é comum que tudo o que não é ultra importante acabe ficando na lista do “para depois” ou do “algum dia”. É assim que em determinado momento essa lista acaba sendo gigantesca.

Dessa forma, o que é economizado a tempo pela priorização é posteriormente perdido devido ao acúmulo excessivo de tarefas pendentes. O mais adequado é dispor algumas horas por semana para realizar aquelas tarefas que não são de grande importância ou que não têm prazo. Isso ajuda a tornar o gerenciamento das tarefas de trabalho mais eficiente.

3. Tente abordar as tarefas de forma global

Outra chave para gerenciar tarefas de trabalho é abordar as grandes atividades da maneira certa. Quando estas são muito amplas ou complexos, é muito fácil para nós acabarmos atolados ou com a cabeça uma bagunça. O melhor é dividir essas atividades em partes, de forma lógica e coerente.

Essa subdivisão proporciona ordem mental e também permite uma melhor organização do tempo. Da mesma forma, tem um impacto positivo na motivação, já que terminar cada uma das etapas dá a sensação de progresso e isso produz satisfação. O mais importante é que o trabalho é feito de melhor forma.

4. Lista de tarefas

A lista de tarefas é uma daquelas ferramentas que devem estar sempre à mão. É um dos aliados mais importantes na gestão das tarefas. Não só ajuda a lembrar as atividades que devem ser realizadas, mas visualizando é possível detectar falhas e reestruturar o tempo.

Esta lista é particularmente importante nos momentos em que o trabalho é abundante e o tempo é pouco. Embora muitas pessoas se orgulhem de sua boa memória ou de sua capacidade instintiva de organização, a verdade é que em momentos de estresse é mais fácil que questões relevantes acabem sendo esquecidas.

Homem preocupado trabalhando
Improvisar no nível do trabalho não é ruim, mas se for uma ação contínua gerará desorganização e caos.

5. Investir muito tempo na organização e reorganização do inconsequente

O ideal é ter um bom método para organizar a gestão das tarefas de trabalho, mas não é conveniente tentar aperfeiçoá-la ou levá-la à sua máxima expressão. Às vezes, na tentativa de ser mais eficiente, surge-nos a idéia de organizar por cores, de colocar etiquetas chamativas e afins.

O resultado pode ser que, no final, tenha sido gasto mais tempo em embelezar ou detalhar os planos, do que em realizar as tarefas que precisam ser feitas. Um bom método é prático e eficiente. Não deve demorar muito para atualizar ou executar. Se não, pode ser hora de mudá-lo.

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