Como sair de um ciclo de improdutividade

Somos inércia. Quando começamos a acumular mais tarefas do que podemos resolver em um curto espaço de tempo, é muito difícil deter este crescimento. Nós lhe damos algumas ideias sobre como conseguir isso.

Revisado e aprovado por o psicólogo Sergio De Dios González.

Escrito por Edith Sánchez

Última atualização: 20 fevereiro, 2023

Dentro de um ciclo de improdutividade, você tem a sensação de que tem muitas tarefas acumuladas, demais para os recursos que tem disponíveis ou para o tempo que estima que pode dedicar a elas. Por outro lado, uma lista de afazeres muito longa aumenta a tentação de desviar o olhar, uma vez que vê-las causa desconforto. Dessa forma, buscamos estímulos para nossa atenção que sejam capazes de nos distrair; a consequência é que a lista de tarefas continua crescendo.

Dito de forma mais gráfica: hoje você tem cinco atividades para fazer, mas como não tem tempo para todas, faz apenas três. Para amanhã você tinha que fazer mais cinco tarefas, mas como sobraram duas de ontem, agora você tem que fazer sete, o que é impossível. A dinâmica continua, o desconforto o inunda e você acaba preso em um loop improdutivo.

O que foi dito acima acontece porque você está administrando mal o tempo. O resultado de tudo isso é menos eficiência e mais estresse. O que fazer se você estiver em tal situação? A seguir, falaremos sobre o ciclo de improdutividade e como sair dele.

O ciclo de improdutividade

Muitas vezes, as pessoas ficam presas em um ciclo improdutivo sem perceber. Começa silencioso e só se torna visível quando já está bem pronunciado. A dinâmica que geralmente ocorre é a seguinte:

• A jornada de trabalho não é suficiente para você terminar completamente as tarefas correspondentes.
• Você deixa tarefas pendentes para o dia seguinte, mas no novo dia também não termina, porque o acúmulo é significativo.
• Você decide alongar sua jornada de trabalho, mas isso o esgota e você comete erros ou progride em um ritmo muito lento.
• No dia seguinte, você está mais cansado do que o normal. Aparece o estresse no trabalho, juntamente com a sensação de que a situação não está sob controle.
• Você se concentra no urgente, tenta trabalhar o mais rápido possível, o que faz com que você cometa mais erros.
• Você continua a alongar sua jornada de trabalho e, mesmo assim, tem a sensação de que ainda não está chegando onde esperava.
• Você chega a um ponto em que tem muitas frentes abertas e faz tudo pela metade, só para tentar cumprir.
• Mesmo que você esteja se esforçando muito, você não recebe reconhecimento por essas tarefas feitas às pressas. Seu estado emocional está uma bagunça. Você está preso no ciclo de improdutividade.

Saia do ciclo de improdutividade

Na seção anterior, descrevemos o esquema clássico do ciclo de improdutividade. No entanto, o curso dos eventos nem sempre é esse. Quando você trabalha mais horas do que o normal, e esse esforço extra não é suficiente para cobrir as demandas diárias, é necessário iniciar uma reflexão.

Como fazê-lo? A seguir estão as etapas que você deve executar.

Passo 1. Identifique onde você está

Reserve uma hora para fazer sua lista de tarefas. Inclua todas elas. Em seguida, faça mais duas listas. Em uma, você organiza essas tarefas por importância: as mais importantes primeiro. Na outra, organize-as de acordo com sua urgência: primeiro, o mais urgente.

Em seguida, cruze essas listas e separe-as em quatro grupos, seguindo os princípios da matriz de Eisenhower:

• O importante e urgente.
• O não importante e urgente.
• O importante não urgente.
• O não urgente e não importante.

Passo 2. Planeje

Comprometa-se a trabalhar apenas uma hora a mais no seu dia de trabalho, e somente de uma forma extraordinária. Em um mês, no máximo dois, você deve estar em condições de estar cumprindo seu horário, sem a necessidade de trabalhar demais.

Divida o dia em quatro blocos. Gaste 40% em suas tarefas urgentes e importantes. 30% para o não importante e urgente. 20% para o que é importante e não urgente e 10% para o que não é urgente e não é importante. Organize tudo por blocos, calcule o tempo que cada tarefa levará e estabeleça metas diárias que você pode cumprir.

Passo 3. Avalie e atualize

É muito importante que, à medida que avança e finaliza as tarefas, atualize sua programação diária. Se você já fez boa parte do que é importante e urgente, dedique mais tempo ao que é importante e não urgente. O melhor a fazer é planejar semanalmente, avaliar no final de semana e ajustar.

Evite loops de produtividade

É provável que, seguindo as etapas indicadas, você consiga sair do ciclo improdutivo. No entanto, se você ficar confiante demais e começar a procrastinar novamente, poderá estar na mesma situação rapidamente.

O melhor é que você aproveite essa situação para estabelecer um sistema de trabalho sólido. Continue usando o esquema de bloqueio de tempo, pois é muito útil. O mais importante é que você proteja seu descanso, já que sua produtividade depende em grande parte disso.